Faktura z budowy trafia dziś do rozliczenia.
Automatyzujemy obieg dokumentów w firmie budowlanej i deweloperskiej, na systemach, które już macie: faktury podwykonawców, umowy i aneksy, protokoły odbioru, dziennik budowy, dokumenty do banku i notariusza. Dokument wpływa raz, ma swoje miejsce, status i właściciela. Biuro i budowa widzą ten sam stan, bez wożenia segregatorów przez pół miasta.
Status każdego dokumentu na jeden rzut oka
Pracujemy na narzędziach, które już masz
zdjęcie z budowy 9:12, księgowość 11:40
komplet dokumentów umowy w jednym widoku
Inwestycja ma harmonogram. Papier ma własny.
Zgubiony aneks, przeterminowana faktura podwykonawcy, protokół odbioru, którego nikt nie może znaleźć przed przekazaniem kluczy: to nie są wypadki przy pracy, to normalny koszt obiegu opartego na mailu, segregatorze i pamięci ludzi. Da się inaczej.
Segregatory i skrzynki mailowe
- Faktura z budowy jedzie do biura tydzień, czasem dłużej.
- Aktualna wersja umowy jest u tego, kto edytował ją ostatni. Podobno.
- Status rozliczenia sprawdza się telefonem do trzech osób.
- Przy odbiorze albo kontroli komplet dokumentów składa się tygodniami.
Cyfrowy przepływ dokumentów
- Zdjęcie z telefonu na budowie i faktura tego samego dnia jest w rozliczeniu.
- Jedna aktualna wersja każdej umowy, z historią zmian i aneksów.
- Status widać w jednym widoku: kto ma dokument i na co czeka.
- Komplet do odbioru, banku albo kontroli składa się w minuty.
Jeden widok zamiast trzech telefonów
Tak wygląda pulpit rozliczeń inwestycji: każdy dokument ma status, właściciela i termin. Nikt niczego nie musi pamiętać, bo pamięta system.
| Dokument | Status | U kogo | Termin |
|---|---|---|---|
| FV 214/2026, roboty żelbetowe | czeka na księgowość | Księgowość | za 9 dni |
| Aneks nr 4, umowa GW | zatwierdzony | Archiwum umowy | zamknięty |
| Protokół odbioru, mieszkania 1-14 | podpisany | Teczka etapu II | zamknięty |
| Zaświadczenie do banku, transza III | w przygotowaniu | Dyrektor finansowy | za 3 dni |
Historia każdego dokumentu od wpływu do archiwum
0 wersji roboczych krążących mailem
Podgląd poglądowy. Układ pulpitu dopasowujemy do procesów Twojej firmy.
Trzy zasady, na których stoi cały przepływ
ZASADA 01
Jeden rejestr dokumentów inwestycji
Faktury, umowy, aneksy, protokoły, korespondencja z bankiem i urzędami: wszystko w jednej strukturze, uporządkowane po inwestycjach, etapach i umowach. Koniec z pytaniem, w czyjej skrzynce leży oryginał.
ZASADA 02
Obiegi zatwierdzeń zamiast maili
Faktura podwykonawcy przechodzi ścieżkę: opis, kierownik kontraktu, księgowość, płatność. Każdy widzi swój krok i swój termin. Dokument nie utknie w czyimś urlopie, bo system wie, do kogo pójść dalej.
ZASADA 03
Spinamy to, co już masz
Nie każemy wymieniać księgowości, banku ani narzędzi na budowie. Łączymy istniejące systemy tak, żeby dane przepisywały się same, a nie rękami asystentki po godzinach.
Pełna historia każdego dokumentu
Kto wprowadził, kto zatwierdził, co zmienił aneks i kiedy poszła płatność. Przy sporze z podwykonawcą albo pytaniu z banku odpowiedź jest w systemie, a nie w niczyjej pamięci.
Zaczynamy od jednego obiegu. Ty wybierasz którego.
Faktury podwykonawców
Od zdjęcia na budowie po płatność, ze ścieżką zatwierdzeń i pilnowaniem terminów.
Umowy i aneksy
Jedna aktualna wersja, komplet aneksów przy umowie, historia zmian od podpisania.
Protokoły odbioru
Odbiory robót i mieszkań z załącznikami i podpisami, powiązane z etapem i umową.
Dziennik budowy i dokumentacja techniczna
Wpisy, rysunki i decyzje w porządku etapów, dostępne z biura i z kontenera na budowie.
Dokumenty do banku
Komplety pod transze kredytu i rachunki powiernicze, składane z rejestru, nie z maili.
Przekazanie lokali i notariusz
Dokumenty nabywcy, protokoły przekazania i komplet do aktu, gotowe zanim klient zapyta.
Twój obieg
Katalog to przykłady. Porządkujemy każdy obieg dokumentów, który w firmie budowlanej albo deweloperskiej się powtarza.
Od zdjęcia na budowie do rozliczenia, bez ani jednego kuriera
- 7:40
Budowa wysyła dokumenty
Kierownik robót fotografuje fakturę i WZ telefonem. Dokumenty od razu są w rejestrze, opisane i przypisane do inwestycji.
- 10:15
Kierownik kontraktu zatwierdza
Widzi fakturę na tle umowy i harmonogramu. Jedno kliknięcie i dokument idzie dalej, do księgowości.
- 13:00
Biuro składa komplet do banku
Zaświadczenia i protokoły pod transzę kredytu zbierają się z rejestru w minuty, bo wszystko ma swoje miejsce.
- 16:30
Zarząd widzi stan inwestycji
Ile faktur czeka, co jest po terminie, których dokumentów brakuje do odbioru: jeden widok zamiast obdzwaniania zespołu.
FV 214/2026, roboty żelbetowe
Inwestycja Ogrody Południe, etap II, budynek B
- Skan z budowy wtorek 9:12, zdjęcie z telefonu kierownika robót
- Opisana i przypisana automatycznie: inwestycja, etap, umowa podwykonawcy
- Zatwierdzona przez kierownika kontraktu wtorek 11:40, zgodna z harmonogramem
- Czeka na księgowość termin płatności pilnowany automatycznie
1 miejsce zamiast trzech skrzynek mailowych
Było: teczka w bagażniku, tydzień drogi do biura, termin płatności minął w środę. Jest: zdjęcie o 7:40, zatwierdzenie o 10:15, księgowość ma komplet przed obiadem. Segregator zostaje na budowie, wyłącznie jako podstawka pod kawę.
Dokumenty inwestycji to nie miejsce na improwizację
Uprawnienia per inwestycja
Kierownik widzi swoją budowę, księgowość swoje obiegi, zarząd całość.
Dziennik operacji
Każde zatwierdzenie i każda zmiana z podpisem czasowym: widać kto, co i kiedy.
Kopie zapasowe
Rejestr dokumentów ma kopie i historię wersji. Papier w segregatorze nie ma żadnej.
RODO i umowa powierzenia
Dane nabywców i kontrahentów przetwarzane zgodnie z prawem, z umową powierzenia.
Od audytu do działającego obiegu w kilka tygodni
Audyt obiegu
Rozkładamy na czynniki pierwsze jeden obieg, zwykle faktury podwykonawców: kto, co, którędy i gdzie to utyka.
Budowa pierwszego obiegu
Konfigurujemy rejestr i ścieżki zatwierdzeń, spinamy narzędzia, które firma już ma. Zero wymiany systemów.
Pilotaż na jednej inwestycji
Obieg rusza na jednej budowie, równolegle do starego sposobu. Mierzymy, poprawiamy, dopiero potem wyłączamy papier.
Kolejne obiegi i opieka
Po fakturach dokładamy umowy, protokoły, bank. Każdy kolejny obieg wdraża się szybciej, bo rejestr już stoi.
Pytania, które słyszymy najczęściej
Czy musimy wymieniać programy, na których pracujemy?
Nie. Zaczynamy od tego, co firma już ma: księgowość, arkusze, pocztę, narzędzia na budowie. Naszą robotą jest spiąć to w jeden przepływ, a nie sprzedać Ci kolejny system, którego nikt nie otworzy.
Budowa nie będzie się uczyć nowego programu. Co wtedy?
I nie musi. Od strony budowy cały obieg to zdjęcie dokumentu telefonem albo przesłanie go tak jak dotychczas, mailem. Resztą zajmuje się system: opisuje, przypisuje i pilnuje dalszej drogi dokumentu.
Mamy kilka inwestycji naraz. To się nie pomiesza?
Właśnie po to jest rejestr. Każdy dokument jest przypisany do inwestycji, etapu i umowy już przy wejściu, więc im więcej budów, tym bardziej to rozwiązanie zarabia na siebie. Mieszają się skrzynki mailowe, nie rejestry.
Co z dokumentami, które muszą zostać papierowe?
Papier zostaje tam, gdzie wymaga tego prawo albo bank, tylko przestaje być jedynym nośnikiem. W systemie jest jego cyfrowe odbicie ze statusem i lokalizacją oryginału, więc wiadomo, w której szafie i w której teczce leży.
Ile trwa wdrożenie i ile kosztuje?
Pierwszy obieg zwykle działa po kilku tygodniach od audytu, a pilotaż prowadzimy równolegle do starego sposobu pracy, więc ryzyko jest zerowe. Wycenę robimy po audycie, bo zakres różni się między firmami. Punkt odniesienia: jedna przeterminowana płatność za roboty żelbetowe kosztuje więcej niż audyt.
Zacznij od jednego obiegu
Napisz, który dokument ginie u Ciebie najczęściej, albo od razu zarezerwuj termin bezpłatnej konsultacji online. Resztę zdecydujesz, gdy zobaczysz pilotaż na własnej inwestycji.